貨代公司作為貨主與船公司的銜接樞紐，訂艙環節需精準把控信息、合規操作、規避風險，確保艙位穩定與運輸順暢，核心注意事項如下：

　　一、前期需求：精準核實，避免信息偏差

　　貨主需求確認

　　核心信息：明確貨物類型（普貨 / 危險品 / 冷藏貨等）、實際重量 / 體積（避免 “拋貨”“重貨” 申報誤差）、件數、包裝方式（紙箱 / 木箱 / 集裝箱），以及特殊要求（如直達港 / 中轉港、交貨期、是否需特種箱）。

　　危險品特殊核查：若為危險品，需向貨主索要 MSDS、危包證、危險品分類鑒定報告，確認貨物 UN 編號、危險品等級，避免瞞報導致艙位被拒或港口扣貨。

　　運輸條款明確

　　確認貿易術語（FOB/CIF/CFR 等），明確艙位費用承擔方（如 FOB 下需與貨主確認是否代墊訂艙費）；約定交貨時間（如截港 / 截單時間），預留充足時間銜接貨主送貨與報關流程。

　　二、船司篩選：匹配需求，保障艙位穩定

　　船司資質與運力匹配

　　優先選擇有對應航線優勢、運力穩定的船公司（如美西航線選 MAERSK、中遠海運，東南亞航線選 WHL、CMA），確認船司是否接受目標貨物類型（如部分船司拒接危險品、超大件）。

　　核查船司信譽：通過行業數據了解船司準班率、港口擁堵應對能力，避免選擇近期頻繁甩柜、延誤率高的船司。

　　艙位資源鎖定

　　提前訂艙：旺季（如節假日前后、電商大促期）需提前 7-15 天向船司 / 一代訂艙，避免艙位緊張導致無法按約出貨；

　　確認艙位真實性：要求船司出具書面艙位確認單（SO），核對 SO 上的船名、航次、截單截港時間、箱型箱量，避免 “虛假訂艙”。

　　三、文件規范：合規填報，規避清關風險

　　訂艙文件（SI）精準填報

　　內容一致性：確保訂艙單（Booking Note）與后續提單、報關單信息一致，包括收發貨人名稱 / 地址、貨物描述（需與商業發票匹配）、HS 編碼、目的港代理信息，避免因 “單貨不符” 導致提單更正或清關延誤。

　　特殊標注：若貨物有特殊操作要求（如冷藏貨設定溫度、超限貨需申請碼頭特殊吊裝），需在訂艙文件中明確標注，同步告知船司與碼頭。

　　危險品文件合規

　　按 IMDG Code 要求準備危險品訂艙文件（如危險品訂艙申請、MSDS 英文版本、危包證復印件），確保文件加蓋貨主公章，部分船司需提前審核文件方可放艙。

　　四、艙位跟進：動態監控，銜接上下游

　　艙位確認與反饋

　　收到船司 SO 后，第一時間核對關鍵信息（航次、截單 / 截港時間、箱型），同步反饋貨主；若艙位被臨時取消（如船司甩柜），需立即與船司協商補艙，或更換其他船司，同步告知貨主調整交貨計劃。

　　集裝箱與碼頭銜接

　　確認提箱地點（船公司堆場 / 指定集裝箱碼頭）、提箱時間，提醒貨主或拖車公司按時提箱；若為特種箱（如冷藏箱），需提前檢查箱體狀態（如制冷設備、箱體密封性），避免提箱后發現問題延誤裝貨。

　　跟蹤貨物進港：實時關注貨主送貨進度，確保貨物在截港時間前送達碼頭，避免因 “超期進港” 被碼頭拒收。

　　五、風險防控：提前規避，應對突發

　　甩柜風險應對

　　旺季訂艙時，優先選擇 “保艙保柜” 服務（需額外付費）；若未保艙，提前與船司協商預留艙位，同時準備備選船司方案，避免單一依賴導致延誤。

　　若發生甩柜，立即向船司索要甩柜證明，同步協助貨主調整報關單（如更改航次），減少損失。

　　費用與責任界定

　　訂艙前明確各項費用（訂艙費、文件費、碼頭操作費等）的收費標準與付款方式，與貨主簽訂書面協議，避免后續費用糾紛；

　　明確責任邊界：如因貨主提供信息錯誤導致訂艙失誤，需提前約定責任歸屬；因船司原因導致延誤，需協助貨主向船司追責。

　　六、后續銜接：提單與目的港配合

　　提單確認與簽發

　　貨物裝船后，及時向船司確認提單信息，核對收發貨人、貨物描述、箱號封號等，確保與訂艙信息一致；按貨主要求確認提單類型（正本 / 電放 / 海運單），避免提單簽發后更改（改單需付費且耗時）。

　　目的港代理協同

　　提前將目的港代理信息告知貨主，若貨主無目的港代理，可協助推薦合作代理；同步與目的港代理溝通貨物到港時間，確保代理提前準備清關文件，避免貨物到港后滯留。